Tietosuojaseloste
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä.
Rekisterinpitäjä
Ole Kustannus
Y-tunnus: 3439835-2
osoite: Rantakatu 20, 21100 Naantali
sähköposti:
Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään kirjallisesti lähettämällä sähköpostia asiakaspalveluun osoitteeseen
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:
- Rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn
- Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde
- Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu mm. palveluiden tuottamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen, markkinointiin, palveluiden kehittämiseen, liiketoiminnan suunnitteluun tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksiin kuuluvat mm:
- Palveluiden tuottaminen ja tarjoaminen (aikakausi- ja kaupunkilehdet, digitaaliset palvelut, tapahtumat ym)
- Asiakassuhteiden hoitaminen (asiakaspalvelu, asiakasviestintä ym)
- Markkinointi (suoramarkkinointi, markkinoinnin kohdentaminen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille, markkinoinnin suunnittelu ym)
- Palveluiden kehittäminen ja laadunvarmistus
- Palveluiden raportointi ja analytiikka sekä liiketoiminnan suunnittelu
- Lakisääteisten velvollisuuksien noudattaminen liittyen mm. vero- ja kirjanpitolainsäädäntöön
Säännönmukaiset tietolähteet
Käsiteltävät henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti seuraavista lähteistä:
- Rekisteröidyltä itseltään
- Digi- ja väestötietovirastosta
- Yhteistyökumppaneilta
- Julkisista tai kaupallisista rekistereistä
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.
Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:
- Yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, y-tunnus ym)
- Digitaalisen tilin edellyttämät rekisteröitymistiedot (käyttäjätunnus, salasana ym)
- Tilaukseen ja laskutukseen liittyvät tiedot (tilaustiedot, laskutus- ja maksutiedot ym)
- Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot ja viestintä (asiakaspalautteet, yhteydenotot asiakaspalveluun ym)
- Asiakasviestintään ja markkinointiin liittyvät tiedot (arvontoihin ja kilpailuihin annetut tiedot, tarjouksiin liittyvät tiedot ym)
- Muut rekisteröidyn antamat vapaaehtoiset tiedot
Henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa konserniin kuuluville yhtiöille tai yhteistyökumppaneille tilanteissa, joissa ne ovat osapuolina esimerkiksi arvontoihin, yhteydenottopyyntöihin tai lisätietojen antamiseen liittyvissä asioissa. Tietoja luovutetaan ainoastaan siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen henkilötietojen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi ja palveluiden asianmukaisen tarjoamisen varmistamiseksi.
Henkilötietoja luovutetaan tarvittavilta osin tilitoimistolle kirjanpitoa ja taloushallintoa varten. Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää erilaisia palveluntuottajia ja muita kolmansia tahoja mm. koskien palvelimia ja muita teknisiä apuvälineitä.
Tietoja voidaan lisäksi lain vaatimuksesta luovuttaa esimerkiksi viranomaisille.
Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin
Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen suojaus
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.
Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä ja alihankkijoilla on työsopimuslain ja niitä täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Tietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista ja lainsäädännön mukaisesti sallittua suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitukset on kuvattu kohdassa ”Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus”.
Asiakkaiden henkilötietoja säilytetään aktiivisen asiakkuuden ajan sekä enintään viisi vuotta asiakkuuden loppumisen jälkeen.
Suoramarkkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytetään toistaiseksi siltä osin kuin suoramarkkinointia on tarkoitus jatkaa, ellei vastaanottaja ole perunut suoramarkkinointiin antamaansa suostumusta tai kieltänyt suoramarkkinointia.
Rekisterinpitäjä poistaa henkilötiedot rekisteristä jälkeen, kun yllä selvitetty säilytysaika päättyy tai rekisteröity on peruuttanut antamansa suostumuksen.
Rekisterinpitäjällä voi olla velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä todettua pitempään lainsäädännön (mm. kirjanpitolainsäädäntö) tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi.
Profilointi
Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos
a. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty;
b. rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai
c. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos
a. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
b. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
c. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.
Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.
Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen
Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.
Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, rekisterinpitäjä ilmoittaa niistä etukäteen ja pyytää tarvittaessa suostumuksen.
Tietosuojaseloste, julkaistu 2.4.2025
